L’organisation est la clé pour accroitre sa productivité. Pour cela, un outil est particulièrement utilisé de nos jours : les To do list. Mais sont elles un allié ou un générateur de stress ? Comment faire une To Do list efficace ? Quelle forme choisir ? Nous tâchons de répondre aux différentes questions que nous posent souvent les élèves ou parents !
Le but premier de la To do list est bien de se libérer l’esprit, de diminuer son stress et de s’organiser en gardant en tête les deadlines et donc de gagner en productivité. Mais parfois une liste à rallonges et une quantité importante de tâches non accomplies augmentent le stress (Voir Qu’est-ce que le stress ? ) et nous met dans une situation d’échec. En effet, d’après les fondateurs de I Done This, 41 % des tâches figurant sur une To do List ne sont jamais effectuées. Pour éviter cela, voici quelques conseils.
Le choix de l’outil est crucial. Les post-its sont à bannir, il faut réunir toutes vos tâches à réaliser à un seul et même endroit. Cet outil doit vous correspondre (ludique, intuitif, …), il doit être doté des fonctionnalités qui vous sont indispensables (outils collaboratifs par exemple si vous êtes plusieurs à devoir travailler sur votre To Do list), vous devez pouvoir l’emmener partout, faire des thématiques et l’associer à un calendrier.
Lorsque l’on passe à l’écriture des tâches, il faut respecter certaines règles. Demandez-vous si elles sont spécifiques, ça ne doit pas être un projet, mais bien les différentes actions qui mèneront à la réussite de ce projet. Pour vous aider, utilisez des verbes d’action. Il faut qu’elles soient réalisables. Le plus important c’est qu’elles soient temporelles, déterminez le temps que la réalisation de cette tâche va vous prendre. Vous pourrez ainsi les inclure dans un calendrier. Cela permettra d’avoir une vision globale sur les différentes deadlines et vous évitera de laisser une tâche peu plaisante de côté en la repoussant toujours au lendemain. Lorsque vous faites cela, intégrer le cycle circadien à votre réflexion. Vous pouvez par exemple positionner les tâches difficiles le matin, les tâches simples après manger etc. N’oubliez pas d’anticiper les imprévus, il est recommandé de prévoir que 30% de votre journée sera mobilisé pour cela.
Par la suite, il vous faut hiérarchiser ces tâches. Pour cela, la matrice d’Eisenhower pourrait vous être utile. Elle consiste à distinguer les tâches urgentes des tâches importantes. Celles qui sont importantes sont celles qui sont liées à vos projets, qui contribueront à leurs aboutissements. Les tâches urgentes quant à elles, sont à réaliser immédiatement. Pour les tâches urgentes mais pas importantes demandez-vous si elles sont réellement à faire. En revanche, si elles sont importantes réalisez-les immédiatement. Pour ce qui est des tâches importantes mais pas urgentes dites vous qu’elles sont à faire bientôt. Et ce qui n’est ni urgent ni important n’est pas à faire. Si cette réflexion vous semble être une perte de temps rappelez-vous que 10 à 12 minutes passées à planifier votre journée, vous feront gagner 2 heures !
Votre To Do list est prête et optimisée pour une journée sans accroc, sans stress, avec une productivité incomparable ? Le fondateur de Time Management ninja, Craig Jarrow prône ensuite la done list. Elle permettra de vous rendre compte de l’ensemble des tâches accomplies et ainsi de booster votre moral et votre motivation.
Quelques outils d’organisation que nous recommandons à nos élèves : Microsoft to do, Google Keep (enregistrer ses pensées), Todoist, Trello (collaboratif), …
Quelques lectures inspirantes pour qui veut gagner en productivité : Brian Tracy, Avalez le crapaud, 2018, David Allen, Getting Things Done, 2015
Dernières ressources publiées
- Qui sont les professeurs de HackSchooling ?
- HackSchooling s’associe au Lacanau Pro 2023 pour un contest de Best tricks à couper le souffle !
- À la rencontre de Kevin Lestrade dans Wanderlust Podcast
- Le comité de ski du Mont Blanc est venu défier les vagues de Vieux Boucau !
- Jeremy Flores revient sur sa carrière de surf pour les jeunes du Comité de ski du Mont Blanc !
